Voor de Verpakkingenbelasting kan gebruik worden gemaakt van de verpakkingenadministratie die al wordt gehanteerd als gevolg van het Verpakkingenbesluit dat op 1 januari 2006 van kracht is geworden. Vanaf 1 januari 2008 dient men nog steeds de gegevens juist, op tijd en volledig vast te leggen. Deze gegevens heeft men nodig voor het opstellen van de aangifte.

De gegevens in de administratie moeten – voor zover mogelijk – verifieerbaar zijn met bewijsstukken. Deze bewijsstukken en overige administratieve documenten moeten tot 7 jaar na het einde van het belastingjaar bewaard worden. Bovendien moeten deze bij een controle kunnen worden getoond.

Wanneer op dit moment nog geen verpakkingenadministratie wordt bijgehouden, kan voor het opzetten van zo'n administratie zelf een manier gekozen worden die het beste bij de bedrijfsvoering past.

Bedrijven die significant minder dan 50.000 kg verpakkingen op de markt brengen hoeven geen administratie bij te houden. Komt een bedrijf in de buurt van de drempel van 50.000 kg, dan moet men meer aandacht aan de administratie besteden, zodat daarmee aannemelijk kan worden gemaakt dat het bedrijf daadwerkelijk onder de drempel blijft. Die administratie mag minder gedetailleerd zijn dan de administratie van ondernemingen die boven de drempel komen: zoals het volstaan met de totale hoeveelheid verpakkingsmateriaal en niet de verdeling naar materiaal- of verpakkingssoorten.

De administratie moet in ieder geval de volgende gegevens bevatten:

• materiaalsoort van de verpakking
• gewicht van de verpakking
• de plaats waar de verpakking wordt afgeleverd: in Nederland of in het buitenland
• totaal aantal kg verpakkingsmateriaal

Voor uitgebreide informatie kunt u terecht op de website van de Belastingdienst (Verpakkingendossier).